Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

 

Rekisterinpitäjä: Marjaniemen Siirtolapuutarha ry

Osoite: Virvakuja 6, 00930 Helsinki

Puhelin:

Sähköposti: marjaniemen.ryhmapuutarha@gmail.com

Yhteyshenkilö: Yhdistyksen puheenjohtaja Taimi Manninen

 

  1. Rekisteröidyt

 

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilötietoja. Vuokrasopimusarkisto sisältää myös mökkien aikaisempien omistajien henkilötietoja.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

 

Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana sekä vuokranantajana vuokrasopimusten hallinnointi ja arkistointi.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyslain velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä vuokrasopimukseen.

 

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

 

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

 

  • Etu- ja sukunimi;
  • Asunto-osoite
  • Sähköpostiosoite;
  • Puhelinnumero;
  • Syntymäaika
  • Mökkiosoite
  • Omistusosuus
  • Omistusoikeuden alkamispäivä

 

Vuokrasopimukset tarvittavine liitteineen, kuten kauppakirja ja kotipaikkatodistus, sisältävät tiedon myös kauppahinnasta, ostajien ja myyjien henkilötunnuksista ym. kauppaan ja vuokrasopimuksen solmimiseen liittyvistä tiedoista.

 

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Henkilötietoja kerätään vain jäseniltä itseltään.

 

  1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

 

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu excel-tiedostoon, jota säilytetään jäsenrekisterin hoitajan tietokoneella. Lisäksi tiedot on talletettu varajärjestelmään, johon on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi eli puheenjohtajalla, sihteerillä, taloudenhoitajalla ja jäsenrekisterin hoitajalla.

 

Vuokrasopimukset liitteineen säilytetään mapeissa lukitussa rautakaapissa, johon avaimet on puheenjohtajalla, sihteerillä ja jäsenrekisterin hoitajalla.

 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

 

  1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

 

Verottajalle lähetetään vuosittain tiedot omistajan vaihdoksista.

 

Suomen Siirtolapuutarhaliitolle luovutetaan jäsen asunto-osoite Siirtolapuutarha-lehden lähettämistä varten.

 

Jäsenrekisteristä annetaan jäsenten yhteystietoja vain tarpeellisten yhdistyksen tehtävien hoitamista varten, esim. kokouskutsun postittaminen.

 

Muutoin jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kenellekään.

 

 

  1. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

  1. Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).

 

Vuokrasopimuksiin ja niiden  liitteisiin voi sisältyä  myös 10 vuotta vanhempia tietoja aikaisemmista vuokralaisista.

 

  1. Profilointi

 

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

 

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;.

 

  1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

  1. Yhteydenotot

 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Heikki Niemelle osoitteeseen jyde@kolumbus.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

 

Marjaniemen Siirtolapuutarha ry

Taimi Manninen

Virvakuja 6

00930 Helsinki

 

  1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.2.2018.