Tietosuojaseloste

1.   Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Marjaniemen Siirtolapuutarha ry

Osoite: Virvakuja 6, 00930 Helsinki

Y-tunnus: 0930335-8

Puhelinnumero: 044 243 3071, puheenjohtaja Matti Taina

Sähköposti: marjaniemen.ryhmapuutarha@gmail.com

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Yhdistys: Marjaniemen siirtolapuutarha ry

Nimi ja tehtävä: Heikki Niemi, jäsensihteeri

Osoite: Virvakuja 6, 00930 Helsinki

Puhelinnumero: 040 540 1044, vain tekstiviestillä

Sähköposti: jasensihteeri@marjis.net

3. Rekisterin käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään yhdistyksen jäsenten henkilötietojen ajantasaiseen hallintaan jäsenyyden aikana sekä puutarha- ja viljelypalstojen vuokranantajana vuokrasopimusten hallinnoinnissa ja arkistoinnissa. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyslain velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä Helsingin kaupungin velvoitteeseen ylläpitää vuokrasopimusarkistoa.

Vuokrasopimusarkisto sisältää myös mökkien aikaisempien omistajien henkilötietoja.

4. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä ovat seuraavat tiedot: Etunimi, sukunimi, syntymäaika, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, matkapuhelinnumero tai puhelinnumero, sähköpostiosoite, piilotettu salasana, tieto ettei henkilö omista sähköpostiosoitetta, tieto kuolinpesästä, palstan numero, palstan yhteyshenkilö, tieto laskun toimittamisesta sähköpostilla, tieto kokousmateriaalin toimittamisesta sähköpostilla, jäsenyyden tyyppi, jäsenyyden alkamispäivä, jäsenyyden päättymispäivä, tieto kunniajäsenyydestä, jäsenen tila; aktiivinen ei aktiivinen, mihin jäsenryhmään henkilö kuuluu; pääkäyttäjät, hallitus, Huoltotoimikunta, Rakennustoimikunta, jne.

Lisäksi vuokrasopimusarkistossa ovat seuraavat tiedot: Palstan numero ja osoite, vuokralaisen/vuokralaisten etu- ja sukunimi, omistusosuus, omistusoikeuden ja vuokrasopimuksen alkamispäivä ja vuokran määrä.

Lisäksi avainrekisterissä ovat seuraavat tiedot: Avaimen numero tai nimi tai muu tunniste, avaimen saajan kuittaus, nimen selvennys ja mökin numero.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään jäseniltä itseltään.

Vuokrasopimukset tarvittavine liitteineen, kuten kauppakirja ja kotipaikkatodistus, sisältävät tiedon myös kauppahinnasta, ostajien ja myyjien henkilötunnuksista ym. kauppaan ja vuokrasopimuksen solmimiseen liittyvistä tiedoista.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Suomen Siirtolapuutarhaliitto ry:lle luovutetaan jäsenen osoite Siirtolapuutarha-lehden lähettämistä varten.

Jäsenrekisteristä annetaan jäsenten yhteystietoja vain tarpeellisten yhdistyksen tehtävien hoitamista varten, esim. kokouskutsun postittaminen ja laskujen lähettäminen. Muutoin jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kenellekään.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Evästeiden (cookies) käyttö

Evästeitä ei käytetä.

8. Rekisterin suojaus

Digitaalisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen hallinnoimaan Yhdistysavain -jäsenrekisteriin. Rekisteriä käyttävät yhdistyksen valtuuttamat pääkäyttäjät tehtäviensä hoitamista varten: Puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja, tiedotusvastaava ja jäsensihteeri.

Lisäksi yhdistyksellä on rekisteri viljelypalstoista Excel-taulukolla, jota ylläpitää ja käsittelee vuokrasopimussihteeri ja puheenjohtaja.

Puutarha- ja viljelypalstojen vuokrasopimukset liitteineen säilytetään lukitussa huoneessa olevassa lukitussa metallikaapissa, johon on avaimet puheenjohtajalla, sihteerillä, jäsensihteerillä ja vuokrasopimussihteerillä. Avainrekisteriä säilytetään lukitussa kaapissa.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.

9. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26-28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu.

-        saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

-        saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

-        vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilöä koskevat tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Marjaniemen siirtolapuutarha ry:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).

Vuokrasopimuksiin ja niiden liitteisiin voi sisältyä myös 10 vuotta vanhempia tietoja aikaisemmista vuokralaisista.

11. Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsensihteeri Heikki Niemelle osoitteeseen: jasensihteeri@marjis.net

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Marjaniemen Siirtolapuutarha ry, Heikki Niemi, Virvakuja 6, 00930 Helsinki

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai yhdistyksen toimihenkilöitä koskevien muutosten vuoksi. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.1.2021.

Hallitus 22.1.2021