Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Marjaniemen Siirtolapuutarha ry
Osoite: Virvakuja 6, 00930 Helsinki
Y-tunnus: 0930335-8
Puhelinnumero: 044 243 3071, puheenjohtaja Matti Taina
Sähköposti: marjaniemen.ryhmapuutarha@gmail.com
2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Yhdistys: Marjaniemen siirtolapuutarha ry
Rekisteri, rekisterin hoitaja ja tehtävä: Jäsenrekisteri ja vuokrasopimusrekisteri, Heikki Niemi, jäsensihteeri
Osoite: Virvakuja 6, 00930 Helsinki
Puhelinnumero: 040 540 1044, vain tekstiviestillä
Sähköposti: jasensihteeri@marjis.net
Rekisteri, rekisterin hoitaja ja tehtävä: iLOQ-avainrekisteri, Matti Kuula, iLOQ-avainvastaava
Osoite: Virvakuja 6, 00930 Helsinki
Puhelinnumero: 050 589 1232
Sähköposti: kuula@iki.fi
Rekisteri, rekisterin hoitaja ja tehtävä: Yhdistyksen toimihenkilöiden avainrekisteri, Anne Franck, lupavastaava ja hallinnon avainvastaava
Osoite: Virvakuja 6, 00930 Helsinki
Puhelinnumero: 046 844 4152
Sähköposti: annef.marjis@gmail.com
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään yhdistyksen jäsenten ja palstaviljelijöiden henkilötietojen ajantasaiseen hallintaan jäsenyyden aikana sekä puutarha- ja viljelypalstojen vuokranantajana vuokrasopimusten hallinnoinnissa ja arkistoinnissa. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyslain velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä Helsingin kaupungin velvoitteeseen ylläpitää vuokrasopimusarkistoa. Vuokrasopimusarkisto sisältää myös mökkien aikaisempien omistajien henkilötietoja.
iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän tallentamia tietoja käytetään vain tarvittaessa ja perustellusta syystä. Peruste määritetään aina ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista. iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän yhteydessä henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuihin etuihin, jolloin oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetus, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Sähköisen lukitusjärjestelmän käyttöön liittyvät oikeutetut edut ovat ensisijaisesti yhdistyksen tilojen käytön hallinta, omaisuuden suojaaminen sekä vahinkotilanteiden tai omaisuusrikosten selvittäminen.
4. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterissä on yhdistyksen jäsenistä ja palstaviljelijöistä seuraavat tiedot: Etunimi, sukunimi, syntymäaika, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, matkapuhelinnumero tai puhelinnumero, sähköpostiosoite, piilotettu salasana, tieto ettei henkilö omista sähköpostiosoitetta, tieto kuolinpesästä, palstan numero, palstan yhteyshenkilö, tieto laskun toimittamisesta sähköpostilla, tieto kokousmateriaalin toimittamisesta sähköpostilla, jäsenyyden tyyppi, jäsenyyden alkamispäivä, jäsenyyden päättymispäivä, tieto kunniajäsenyydestä, jäsenen tila; aktiivinen ei aktiivinen, mihin jäsenryhmään henkilö kuuluu; pääkäyttäjät, hallitus, Huoltotoimikunta, Rakennustoimikunta, jne.
Lisäksi vuokrasopimusarkistossa ovat seuraavat tiedot: Puutarhapalstan ja/tai viljelypalstan numero ja osoite, vuokralaisen/vuokralaisten etu- ja sukunimi, omistusosuus, omistusoikeuden ja vuokrasopimuksen alkamispäivä ja vuokran määrä.
Avainrekisterissä ovat seuraavat tiedot: Avaimen numero tai nimi tai muu tunniste, avaimen saajan kuittaus, nimen selvennys ja mökin ja/tai viljelypalstan numero.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään jäseniltä itseltään ja tarvittaessa iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän tallenteista.
Vuokrasopimukset tarvittavine liitteineen, kuten kauppakirja ja kotipaikkatodistus, sisältävät tiedon myös kauppahinnasta, ostajien ja myyjien henkilötunnuksista ym. kauppaan ja vuokrasopimuksen solmimiseen liittyvistä tiedoista.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Suomen Siirtolapuutarhaliitto ry:lle luovutetaan jäsenen osoite Siirtolapuutarha-lehden lähettämistä varten.
Jäsenrekisteristä annetaan jäsenten yhteystietoja vain tarpeellisten yhdistyksen tehtävien hoitamista varten, esim. kokouskutsun postittaminen ja laskujen lähettäminen. Muutoin jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kenellekään.
iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän tallenteiden tietoja annetaan vain tarpeellisten tehtävien hoitamista varten puheenjohtajalle, varapuheenjohtajalle, sihteerille ja iLOQ-avainvastaavalle. Em. yhdistyksen toimihenkilöillä on vaitiolovelvollisuus.
iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän tallenteista luovutetaan tarvittaessa tietoja poliisiviranomaiselle mahdollisen rikoksen selvittämiseksi.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Evästeiden (cookies) käyttö
Evästeitä ei käytetä.
8. Rekisterin suojaus
Digitaalisesti käsiteltävät jäsenrekisterin tiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen hallinnoimaan Yhdistysavain -jäsenrekisteriin. Rekisteriä käyttävät yhdistyksen valtuuttamat pääkäyttäjät tehtäviensä hoitamista varten: Pääsääntöisesti puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja, tiedotusvastaava ja jäsensihteeri.
Lisäksi yhdistyksellä on rekisteri viljelypalstoista Excel-taulukolla, jota ylläpitää ja käsittelee vuokrasopimussihteeri ja puheenjohtaja.
Puutarha- ja viljelypalstojen vuokrasopimukset liitteineen säilytetään lukitussa huoneessa olevassa lukitussa metallikaapissa, johon on avaimet puheenjohtajalla, sihteerillä, jäsensihteerillä ja vuokrasopimussihteerillä.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.
Avainrekisteriä säilytetään lukitussa kaapissa. iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän tietoja käsittelee tarvittaessa yhdistyksen iLOQ-avainvastaava, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri. iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän luentalaitteita säilytetään lukitussa tilassa.
9. Tarkastus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26-28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu.
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilöä koskevat tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Marjaniemen siirtolapuutarha ry:n jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).
Vuokrasopimuksiin ja niiden liitteisiin voi sisältyä myös 10 vuotta vanhempia tietoja aikaisemmista vuokralaisista.
iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän tiedoille ei ole EU:n asetuksessa määritelty säilytysaikaa. iLOQ:n sähköisen lukitusjärjestelmän tiedot poistuvat automaattisesti vanhimmasta päästä ja luetut tiedot säilyvät järjestelmässä pysyvästi.
11. Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse puheenjohtaja Matti Tainalle osoitteeseen: mattitaina57@gmail.com
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Marjaniemen Siirtolapuutarha ry, Matti Taina, Kivisaarentie 6 C 30, 00960 Helsinki
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai yhdistyksen toimihenkilöitä koskevien muutosten vuoksi. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.7.2021.
Hallitus 29.7.2021