Toimikuntien tehtävät

Marjaniemen siirtolapuutarha ry

Hallitus 5.8.2019

Toimikuntien tehtävät

Tapahtumatoimikunta

Puheenjohtaja Heidi Halm, varapuheenjohtaja Juha Keränen

Jäsenet: Tommi Ahtonen, Anne Franck, Arto Härkönen, Anne Mattsson, Rauni Söderlund, Sari Jenu, Anneli Korhonen ja Marita Pirttimaa

Toimikunta toimii mökkiläisten yhteenkuuluvuuden ja hyvän hengen kohottamiseksi.

• Yhteisöllisyyden kehittäminen ja ylläpitäminen.
• MarjisInfo -lehden toimittaminen yhdessä yhdistyksen puheenjohtajan kanssa.
• Sisäinen tiedottaminen, tapahtumien ilmoitusten teko ja vieminen ilmoitustauluille.
• Yhdistyksen kotisivujen päivitys ja kehittäminen.
• Marjaniemen siirtolapuutarhaa koskevien artikkeleiden kirjoittaminen Siirtolapuutarhalehteen.
• Yleisötapahtumista (esimerkiksi juhannusjuhlat, jouluomenapolku ja omenamarkkinat) ilmoittaminen Helsingin Sanomien ja Itä-Helsingin aluelehtien, kaupunginosien nettisivuille sekä musiikkitapahtumista mm. Kirkko ja Kaupunki-lehteen.
• Ilmoitusten vieminen lähiseudun kauppojen ilmoitustauluille ja muihin sopiviin paikkoihin tietyistä tapahtumista tarveharkinnan mukaan.
• Järjestää kulttuuri- ja urheilutapahtumia, pois lukien vuosittaiset vakiotapahtumat, kuten juhannusjuhlat.
• Osallistaa mökkiläisiä toimintaan ja niiden suunnitteluun.
• Toimii linkkinä yhdistyksen ja paikallisten kulttuuritarjoajien (esim. Stoa) välillä.
• Koordinoi omien vastuualueiden osalta huoltotöihin osallistuvien (talkoiden) ja ostopalveluiden käytön.
• Hoitaa kahvilatoimintaa sekä sen hankintoja, tilityksiä ja lainsäädännön toteutumista.
• Vastaa Marjalan rakennuksesta, sen käytön valvonnasta, siisteydestä, varusteista ja ensiapu- ja alkusammutusvälineistä sekä tilan vuokraamisesta ja sen käytön opastuksesta.
• Järjestää ennalta sovitut tilaisuudet (mm. juhannusjuhla, lasten kulttuuri- ja urheilupäivä, syysjuhla).
• Vastaa yhdistyksen liputuksesta juhlapäivinä.
• Koordinoi Marjalan huoltotöihin osallistuvien (talkoolaisten) ja mahdollisten ostettavien palveluiden (siivous, esiintyjät yms.) suorittajien työt ja niiden yhteen sovittamisen.
• Koordinoi Marjalan käyttöä muuhun toimintaan (mm. kokoukset, tiedotustilaisuudet, harrastus- ja liikuntaryhmät, ”kisakatsomot”, luento- ja karaoke-yms. illat).
• Huolehtii pesutuvan polettien myynnistä ja niiden tyhjennyksestä.
• Marjalan yleisten roskisten tyhjennys ja huolto.
• Raportoi toiminnastaan yhdistyksen hallitusta.
• Laatii toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman hallitukselle ja yhdistyksen jäsenten luettavaksi osana vuosikokousmateriaalia.

Tiedotusvastaava (kuuluu tapahtumatoimikuntaan)

Arto Härkönen

Tiedotusvastaava vastaa yhdistyksen sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen järjestämisestä ja koordinoinnista yhteistyössä puheenjohtajan kanssa sekä tuuraa yhdistyksen tiedottajaa. Raportoi puheenjohtajalle, hallitukselle ja Kulttuuritoimikunnalle.

Yhdistyksen tiedottaja (kuuluu tapahtumatoimikuntaan)

Anneli Korhonen

Yhdistyksen tiedottaja vastaa tiedottamisen käytännön toteuttamisesta yhteistyössä tiedotusvastaavan kanssa ja tuuraa tarvittaessa tiedotusvastaavaa. Raportoi tiedotusvastaavalle ja Kulttuuritoimikunnalle.

Tapahtumavastaava (kuuluu tapahtumatoimikuntaan)

Tommi Ahtonen

Tapahtumavastaavan tehtäviin kuuluu Marjalassa ja sen välittömässä lähiympäristössä järjestettävien tapahtumien organisointi, tapahtumien järjestelyiden suunnittelu yhdessä toimikunnan kanssa, tilaisuuksien lupa-asioiden hoito ja turvallisuus- ja järjestysasiat.

Koordinaatiovastaava talkoot (kuuluu tapahtumatoimikuntaan)

Anne Franck

Tehtävään kuuluu toimikuntien järjestämien talkoiden koordinointi ja toimikuntien avustaminen talkoojärjestelyissä, talkoista tiedottamisen varmistaminen ja talkookirjan ylläpito.

Saunatoimikunta

Puheenjohtaja Maanus Kukk

Jäsenet: Ismo Autere, Matti Lehtola, Ari Lehtonen, Pekka Seppänen, Jorma Virkki, Aarne Riikonen ja Leo Pusa

• Huolehtii saunan lämmityksestä lauantaisin sekä heinä-elokuussa myös keskiviikkoisin tai erikseen sovitusti.
• Huolehtii saunassa tarjottavien virvokkeiden hankinnasta, hinnoittelusta ja myynnistä korttipäätettä käyttäen.
• Saunan pikkuvikojen (suihkut, kiuas ym.) korjauksista huolehtiminen.
• Laatii vuosikertomuksen Tekniselle toimikunnalle ja hallitukselle saunan toiminnasta.
• Huolehtii saunan lämmityspuiden hankinnasta, pilkkomisesta ja varastoinnista.
• Yksityissaunatilaisuuksista huolehtiminen (varaukset, lämmitys, jälkitarkastus ja laskutus).
• Huolehtii saunan siisteydestä ja siivouksen järjestämisestä.
• Laatii suunnitelman saunan tulevista huolto-, korjaus- ja rakennustöistä.
• Koordinoi oman vastuualueen osalta huoltotöiden osallistujien (talkoolaisten) sekä mahdollisen ostopalveluiden käytön.
• Saunan alakerran jäsenistön yhteisen työtilan, Työpajan, hoito, valvonta ja opastus sekä tilan avaimen lainaus.
• Raportoi toiminnastaan yhdistyksen hallitusta.
• Laatii toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman hallitukselle ja yhdistyksen jäsenten luettavaksi osana vuosikokousmateriaalia.

Huoltotoimikunta

Puheenjohtaja Maanus Kukk

Jäsenet: Leo Pusa ja Matti Kuula

• Yhdistyksen rakennusten, laitteiden ja kaluston kunnon seuranta ja huolto.
• Pikkuvikojen korjaus mahdollisuuksien mukaan.
• Isojen ammattitaitoja vaativien ja luvanvaraisten korjausten tilausesitysten teko hallitukselle, kun käytetään ulkopuolisia toimijoita.
• Kalusteiden kesä- ja talvikuntoon pano (penkit, pöydät, roskikset, kuljetuskärryt ja ilmoitustaulu, yms.).
• Jätehuollon toimivuuden seuranta.
• Kesävesijärjestelmän avaaminen ja sulkeminen sekä sen toiminnan seuranta.
• Roskalavojen tilaaminen, niiden sijoittaminen ja valvonta.
• Risujen ja oksien välivarastoinnin järjestäminen ja niiden poiskuljetuksen tilaaminen.
• Alkusammutusvälineistön kunnon seuranta ja huollon tilaaminen.
• Yhdistyksen rakennusten, jätekatosten ja porttien lukkojen sekä porttien ja aitojen kunnon valvonta, ja niihin tehtävät huollot ja korjaukset tai korjausesitysten teko kaupungille.
• Järjestely- ja opastustehtävät sekä alueneuvonta.
• Porttien käytön valvonta.
• Pysäköinnin yleisvalvonta ja neuvonta sekä tarvittaessa pysäköintivirheestä annettavien yhdistyksen huomautuslappujen kiinnittäminen ajoneuvoon.
• Leikkivälineiden (keinukenttä) kunnon seuraaminen ja pikkuvikojen korjaaminen.
• Huoltiksen pesutuvan, suihkujen ja vessojen sekä muiden yleisten vessojen siivouksen koordinointi yhdessä saunatoimikunnan ja tapahtumatoimikunnan kanssa.
• Hiekkalaatikon hiekan kunnon valvonta ja tarvittaessa vaihto.
• Yhdistyksen avaimista huolehtiminen yhteistyössä avainvastaan kanssa.
• Ilkivallasta tiedottaminen hallitukselle mm. vakuutusyhtiötä, poliisia ja korjauksen organisointia varten.
• Nurmikoiden ja pensaiden leikkauksen organisointi.
• Salaojakarttojen, sähkölinjakarttojen ja vesijohtokarttojen päivitys ja arkistointi.
• Ojien ja sadevesikaivojen kunnon valvonta ja korjausesitysten laatiminen sekä Mustapuron tulvien seuranta ja korjausesitysten laatiminen.
• Yhdistyksen puutarhajyrsimen, peräkärryn, oksaleikkurin ja trimmerin vuokraus, vuokrarahastus ja em. laitteiden huolto.
• Vesimittarien luenta ja lukemien kirjaaminen ja niistä tehtävät ilmoitukset.
• Jätekatosten avaaminen ja lukitseminen.
• Raportointi toiminnastaan yhdistyksen hallitusta.

Sähköryhmä

Ryhmänvetäjä (vetäjää haetaan)

Jäsenet: Risto Kivelä, Leo Pusa, Toni Kari, Lauri Levola ja Risto Tanskanen

• Sähkönjakelun, jakeluverkon, sähkökeskusten ja -laitteiden sekä katuvalaistuksen ym. huoltoon liittyvät pienet korjaustyöt ja sähköasennukset tai esitykset niiden teettämisestä sähköurakoitsijalla (luvan varaiset työt saa tehdä vain ammattipätevä ja luvat omaava henkilö).
• Sähkönjakelun, jakeluverkon, sähkökeskusten ja -laitteiden sekä katuvalaistuksen ym. rakentamiseen, sähköasennuksiin, huoltoon ja korjaukseen liittyvien luvanvaraisten töiden tilaamisen ja kilpailuttamisen selvittäminen ulkopuolisilta toimijoilta ja esittäminen huoltotoimikunnalle ja hallitukselle.
• Sähkömittarin luenta mökin omistajan vaihtuessa.
• Sähkömittareiden manuaalinen luenta laskutuksen yhteydessä.
• Sähkön kulutuksen seuranta ja raportointi.
• Raportointi huoltotoimikunnalle.

Avainvastaava (iLoq-avaimet), (kuuluu huoltotoimikuntaan)

Matti Kuula

Rakennustoimikunta

Puheenjohtaja Heikki Kylliäinen

Jäsenet: Frans Wärn, Leo Pusa ja Christine Barck

• Rakentamis- ja korjaustoiminnan yleinen valvonta.
• Rakentamisen ja korjaustöiden toimenpidelupahakemusten käsittely, arviointi ja esittely hallitukselle (hallitus hyväksyy tai hylkää hakemukset).
• Rakentamisen ja korjaustöiden valvonta sekä niiden lopputarkastukset.
• Toimenpidelupahakemusten sekä niistä tehtyjen päätösten rekisteröinti ja rekisterin ylläpito.
• Laskutuksen hoitaminen maksullisesta rakentamisesta: tyyppipiirustukset ja toimenpideluvat.
• Mökkiläisten opastus rakentamis- ja korjaustoiminnasta.
• Raportoi toiminnastaan yhdistyksen hallitusta.
• Laatii toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman hallitukselle ja yhdistyksen jäsenten luettavaksi osana vuosikokousmateriaalia.

Yhdistyksen isännöitsijä

Heikki Kylliäinen

• Laatii viisivuotissuunnitelman yhdistyksen tulevista laajoista ja suurista huolto-, korjaus- ja rakennustöistä.
• Rakennusten ja laitteiden käyttö- ja huolto-ohjeiden kerääminen ja päivittäminen sekä niiden opastus.
• Yhdistyksen rakennus- ja huoltotöiden kilpailuttaminen.
• Turvallisuusasiat ja niistä tiedottaminen.
• Alueen vesihuoltosuunnitelman laatiminen ja esittely hallitukselle.
• Yhdistyksen kiinteistön jätevesijärjestelmä -lomakkeen täyttäminen ja lähettäminen.
• Raportoi toiminnastaan yhdistyksen hallitusta.

Ympäristötoimikunta

Puheenjohtaja Tuija Lujanen-Lampi

Jäsenet: Eija Säynevirta, Mirja Tarvainen, Tiina Vuorelainen ja Daniel Richterich

• Edistää kestävän kehityksen periaatteiden toteutumista Marjaniemen siirtolapuutarhassa.
• Alueen luonto- ja kulttuuriympäristöarvojen vaaliminen ja niiden esille tuominen.
• Järjestää erilaisia tilaisuuksia, joissa on mahdollisuus kuunnellen, keskustellen ja kysellen oppia erilaisista ekologisista vaihtoehdoista, menetelmistä ja toimintamalleista.
• Uusien jäsenten opastustoiminta.
• Luonto- ja ympäristöretkien järjestäminen.
• Tiedottaa ympäristölainsäädännön mukaisista toimintatavoista.
• Vuosittaisten kasvillisuutta ja siisteyttä koskevien puutarhapalstakatselmusten organisointi ja esiin tulleiden ongelmien raportointi hallitukselle mahdollisia jatkotoimia varten.
• Katselmoijien koulutus ja ohjaus.
• Kasvien vaihtotorien järjestäminen.
• Yhteistyö lähialueiden yhdistysten ja toimijoiden sekä ympäristöjärjestöjen kanssa.
• Koordinoi omien vastuualueidensa (katselmukset, vieraslajit, jne.) osalta huoltotöihin osallistujien (talkoolaisten) käytön.
• Raportoi toimikunnan toiminnasta yhdistyksen hallitusta.
• Laatii toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman hallitukselle ja yhdistyksen jäsenten luettavaksi osana vuosikokousmateriaalia.

Helsingissä 5.8.2019

Hallitus